小規模企業における始めての情報化

情報化は事務の合理化、省力化、計数の把握など情報化により計画的な経営が可能となり、その効果も非常に大きいといわれています。

コンピュータ(パソコン)利用は「物」、「金」、「人」を管理する情報システムの構築にありますが、コンピュータによる情報システムの構築は業務分析、要件定義、プログラム開発、移行・試用、運用と作業が大別されますが、これらの作業において推進体制を確立することが必要となります。 (大企業でも中小企業・個人事業者でも作業内容は変わらないが推進体制は様々な理由により大きく異なるでしょう)。 あまり、難しく考えず(参考書は、専門家向きに書かれています)、目的を明確にすることが重要で、合理化、省力化を目標とするにしてもどの業務をどのように情報化をするか、どの程度の効果が得られるかを決める。

例えば、ある処理として、「A情報」に「X処理」を行い「B情報」に編集・加工すること。
「A情報」:X月Y日にコピー用紙を現金2000円で買った。
「B情報」:現金出納帳 
「X処理」:「A情報」入力して「B情報」に編集・加工する
上記の処理を行うにはどの様なソフトが良いのか?
上記は単なる1例ですが、自社の情報がどのように処理をされているのか、業務フローを作ってみましょう。 業務フローを作ることで目的も定まってきます、そして、どの処理(業務)をコンピュータ化するのかを決めていきましょう。
コンピュータ化の範囲が決まったら、予算を決め、ハードとソフトの選定を行います。この選定の時期には、メーカーやベンダー(ソフトウェアーハウスなど)の発表会やセミナー(無料のものもある)などに参加して、情報を収集することです、ただし、“あれもこれも・・・”と情報過多になりがちなのであらかじめ範囲を決めておく。

近場のパソコンショップ(2,3店)で最新の情報を身につける事も大事です。(注.店員はシステム構築のノウハウはありません) ハードとソフトの購入予定がきまったら、信頼のおけるコンピュータシステム技術者(メーカ、ベンダーなどの)に会ってシステム構築を開始することになります。情報システム構築の成功と失敗の分かれ道は、最初に出会うコンピュータシステム技術者の質に大きく左右されます。 システム構築を自社(自分)で行うときは、下記の点に注意しましょう。

ハード(コンピュータ)購入ポイント

ソフト購入ポイント

構築された情報システムは、自社の発展とともに、変化し成長させていかなければなりません、情報システムの保守は必要不可欠ものです。情報システムの保守のための引当金を用意しておくことも自社の発展に欠かせないことです。


情報システム構築を情報化として難しく考えずに、単純で簡単に行えることとして、文書の電子ファイル化です、これは何度も使用する定型文書をワープロソフトで作成し整理して階層的に保存し、使用することも情報化といえるでしょう。 企業の大きさによらず、宣伝や周りの流れに惑わされず自社にあった足並みで、自社にあう情報システム構築をおこなうことが大事です。


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